Електронні таблиці - це що таке? Електронні таблиці та їх призначення

Кожен користувач, якому доводилося працювати з пакетом офісних програм від компанії Microsoft напевно стикався з ПО, яке в якості зберігається документа використовують електронні таблиці. Так називається особливий вид програм або тих документів, які створюються з їх допомогою.

Як приклад такої програми можна привести MS Excel. Давайте розберемося, для чого необхідні такі документи і як з ними правильно працювати.

Що таке електронні таблиці?

Виходячи із загальноприйнятого поняття електронних таблиць, можна сказати, що це файли, що створюються за певною робочою областю, в якій можна виконувати досить складні обчислення, в тому числі і вирішувати тензорні рівняння, досліджувати функції, будувати діаграми і графіки, а також калькулювати валютні одиниці на основі постійно мінливого курсу. Як ви вже, напевно, зрозуміли, електронні таблиці представляють собою звичайні листи. У цих листах необхідно вносити певні дані і виконувати подальше редагування, обчислити значення, створювати звіти.

Якими можуть бути електронні таблиці? Насправді сьогодні існує безліч форматів електронних таблиць, про які пересічний користувач може навіть не здогадуватися. Перше, що спадає на думку, це безпосередньо сам MS Office Excel. Однак не всі користувачі, яким доводилося працювати з цим стандартним офісним пакетом знають, що практично такий же формат даних дозволяє створювати програма MS Access. Цей додаток, на відміну від стандартного Excel також підтримує створення баз даних на основі SQL.

Відео: Електронні таблиці. Призначення і типові завдання.

Access може інтегрувати бази даних не тільки безпосередньо в саму комп`ютерну систему, а й на сайти, і в інтернет-ресурси, що створюються за допомогою мови будь-якого рівня складності. В MS Excel така підтримка також є. Варто також відзначити, що у всіх офісних додатках є можливість створення універсальних скриптів на основі Java або Visual Basic. Таким чином електронні таблиці являють собою не тільки засіб, що використовується для відображення структурованих даних, але і досить потужний інструмент, призначений для відстеження обчислень в аналогічних документах в режимі оновлення при відкритті.

Електронні таблиці: призначення

Відео: Інформатика. Випуск 9. Електронні таблиці та бази даних.

Розглянемо тепер безпосередньо самі документи, які представляють собою електронні таблиці. Які програми можуть створювати їх? Та практично всі програми, пов`язані з стандартним офісним пакетам. Це, до речі кажучи, не тільки Excel, а й утиліти з пакетів Lotus Pro і Open Office. Тепер трохи докладніше поговоримо про електронні таблиці та їх призначення. Електронні таблиці можуть використовуватися для ведення суворого фінансового та аудиторського обліку, а також для ведення статистики. Однак більшість користувачів навіть не припускає, що, використовуючи аплети і надбудови підтримуваних мов програмування, в офісному додатку Excel можна створювати навіть примітивні ігри. Досить згадати ту ж гру "змійка". Така гра створюється за лічені хвилини в програмах даного типу.

Це далеко не всі можливості, якими володіють електронні таблиці. Програми, які можуть мати різні назви, по суті поділяються тільки на кілька основних типів. Тут необхідно розрізняти чисто математичні програми, за допомогою яких виконують алгебраїчні і геометричні обчислення, і додатки, які на основі вбудованих мовних засобів можуть в своєму середовищі створювати виконувані аплети. У цьому сенсі можна сказати, що електронні таблиці є прикладними програмами, однак їх можна швидше віднести не до виконуваних файлів, а до динамічних бібліотек. Вони не запускаються самі по собі, але мають виконуваний внутрішній код. Але сенс не в цьому.

типи даних

Подивимося на питання про електронні таблиці з іншого боку. Ми вже розглянули програми, які можна використовувати для створення електронних таблиць. Тепер слід поговорити про дані, які підлягають обробці. Розглядати їх ми будемо на прикладі стандартного додатка Excel. Здебільшого у всіх додатках, які дозволяють працювати з електронними таблицями, використовуються схожі формати. Якщо правою кнопкою миші клацнути по активній комірці або вибрати з меню відповідну команду формату даних, то можна виявити, що тип інформації, що вводиться може бути досить різноманітним.

Загальний формат використовується для того, щоб програма автоматично визначала, що за дані в неї вводяться. Це можуть бути відсотки, числа, текст і т.д. Більший інтерес представляє числовий формат. Сюди можна заносити навіть експоненціальні дані з потрібною кількістю знаків після коми і роздільником. Відповідно, текстовий формат передбачає розпізнавання чисел або формул в ракурсі тексту. Дати, відсотки та інші типи будуть розпізнаватися тільки при завданні необхідного формату. Однак це ще далеко не все, що можуть електронні таблиці. Чи бувають ще якісь кошти обробки інформації, що вводиться?

Зрозуміти це неважко, якщо подивитися на основну рядок формул. Саме цей елемент і виконує одну з найважливіших функцій. Кожен користувач напевно помічав, що вона позначена як fx.В цьому полі потрібно ввести обчислювальні формули. Формат формул може бути різним. Варто відзначити, що далеко не всі користувачі чітко уявляють собі, які типи формул існують. Вся справа в тому, що вони можуть серйозно відрізнятися від стандартного виду.

При виділенні осередків звичайно можна використовувати стандартне дію, типу = A1 + B1 для суми, = A1 * B1 для твору. Однак для діапазону підсумовування формулу краще вводити без виділення осередків. Зверніть увагу, що електронні таблиці представляють собою спеціальні програми з підтримкою багатомовності. Інакше кажучи, абсолютно не має значення, чи будете ви вводити формулу = СУММ (A1: А10) або = SUM (A1: А10). Більш складні формули мають свій власний формат. Особливо це стосується тих випадків, коли використовуються перехресні обчислення, пов`язані дані на різних аркушах і документах.

Засоби редагування та структурування

Відео: Електронні таблиці MS Excel для початківців

Тепер поглянемо на електронні таблиці з ще одного боку. Які існують засоби для обробки даних? Тут все досить просто. Найпростішим засобом є створення фільтрів, за якими проводиться сортування, пошук і впорядкування. У тому ж MS Excel можна використовувати автоматичне створення фільтра на виділеному діапазоні без завдання умов сортування. При необхідності використовувати більш складну фільтрацію, доведеться вводити умови або для загального випадку, або для тих осередків, в яких міститися дані певного типу з використанням умов типу "і / або / НЕ". Таким чином, фільтрація може здійснюватися кількома способами, наприклад, за умови, що осередок містить або не містить деякі дані і т.д. Може бути задано безліч умов пошуку.

Найпростіші приклади створення електронних таблиць на основі редактора MS Excel

Зі створенням документів даного типу все досить просто. Наприклад, коли виконується перший запуск програми після установки, додаток запропонує вам створити порожню таблицю або документ на основі власного шаблону. Тип вибирається залежно від того, що саме потрібно користувачеві. Після введення будь-якої інформації можна використовувати весь набір інструментів програмного пакета, наприклад, будувати діаграми на основі виділеного діапазону. Варто зазначити, що для виконання будь-якої дії в програмах даного рівня передбачається наявність майстра, за допомогою якого створення подібних об`єктів стає справою пари секунд.

Бази даних в Access і подібних програмах

Якщо ж говорити про програму Access, то воно, як і більшість аналогічних програм, більшою мірою орієнтована на роботу з базами даних, а не на виконання математичних операцій. З допомогу даного додатка можна створювати досить великі масиви з перехресної обробкою і фільтрацією. При цьому є підтримка серверів SQL і вбудованих аплетів. Електронні таблиці здебільшого є кошти для обліку та структуризації інформації і ведення статистики. Далеко не всі користувачі знають, що цей додаток по можливостях ні в чому не поступається популярній системі 1C. У чомусь Access навіть її перевершує.

Пакет програм 1С

Пакет програм 1С являє собою досить потужну систему, в розпорядженні якої є безліч унікальних інструментів. Перш за все, варто відзначити, що сам пакет за типами враховуються даних ділиться на кілька основних частин. Так, наприклад, в даному пакеті програм представлені такі розділи, як "1с Бухгалтерія", "1с Підприємство", "1С: Склад". Таким чином для кожного конкретного випадку передбачено свій окремий модуль. За допомогою цього додатка ви легко можете виписати рахунок-фактуру з подальшим резервування товару. І це всього лише простий приклад.

система пошуку

Якщо говорити про пошукових можливостях програмних продуктів цього роду, то варто відзначити, що пошук тут може здійснюватися кількома способами. Стандартним засобом для офісних додатків є використання комбінації Ctrl + F. Але даний метод не підійде для пов`язаних файлів і листів. У разі завдання кількох умов краще використовувати спеціальні фільтри, які передбачені в будь-якому додатку такого типу, проте краще використовувати написання макросів на Visual Basic. Це значно спростить процедуру фільтрації і пошуку. При цьому можна навіть не ставити посилання на файли і розділи табличних даних, які зберігаються в них.

підтримка SQL

Якщо хтось ще не знає, SQL є унікальною мовою програмування. Спочатку він розроблявся саме як засіб для роботи з базами даних. Найцікавіше, що на сьогоднішній день дана мова вважається єдиним засобом, здатним зв`язувати бази даних і прикладне програмне забезпечення. Інакше кажучи, текст мови SQL не залежить від типу бази даних. Програміст, який створює базу на його основі, може вибирати: редагувати або додавати тільки ті дані, які потрібні насправді. В цьому плані багато електронні таблиці представляють собою саме те рішення, яке здатне підтримувати цю мову, незалежно від природи програмного продукту, за допомогою якого вони були створені.

Практичне застосування

Відео: ОГЕ інформатика. Завдання 19. Електронні таблиці

Що ж стосується практичної точки зору, то електронні таблиці сьогодні використовуються практично скрізь. Саме такі структури використовують для обліку податкові служби по всьому світу. Правда не скрізь вони доведені до досконалості, однак з кожним роком електронні засоби обліку стає все більш популярними. Можливо на території колишнього радянського союзу ці технології поки не встигли отримати широкого застосування. Однак якщо звернути увагу на сучасні системи електронного декларування доходів, то стає зрозуміло, що майбутнє саме за такими нововведеннями. Вже сьогодні будь-який користувач легко може замовити квитки на поїзд чи літак через інтернет. А адже це та ж сама база даних, яка реагує на замовлення користувача, автоматично вносить зміни в число залишилися місць і т.д. Звичайно, виглядає будь-яка програма такого роду як таблиця з тією лише різницею, що для зручності використання застосовується спеціальний інтерфейс.

висновок

В даному огляді наведена лише мала частина інформації, що стосується електронних таблиць. Такі програми здатні на багато що. Якщо враховувати підтримку вбудованих і зовнішніх засобів, можливості програмних пакетів можуть бути збільшені. Напевно, більшість користувачів вже розібралося, для яких цілей може бути використано подібне програмне забезпечення.