Як оформити опис документів
Відео: Документи в АРХІВ на довгі роки зберігання! (Інструкція)
опис документів являє собою довідник, який розкриває склад і зміст документів, систематизує і враховує їх усередині всього набору документів. Складання описів - це важливий етап в обробці і впорядкування документів, метою якого є не тільки збереження документів, але і їх чітке оформлення.
1
оформлення опису документів виконуйте на фірмовому бланку організації (якщо такий є). Це не є обов`язковим, але бажаним вимогою до подібних документів. У будь-якому випадку найменування організації повинно бути вказано.
2
Пропишіть заголовок, який повинен містити інформацію, визначальну приналежність документів, внесених в опис. наприклад, "опис документів, знаходяться в кримінальній справі", "опис документів, наявних в атестаційній справі", "опис документів на візу в Данію" і т.д. Якщо в організації складання описів ведеться регулярно, пропишіть порядковий номер опису.
3
Створіть таблицю, що складається з наступних розділів: "№ п / п", "Назва документу", "Кількість листів в документі". Заповніть всі перераховані поля. При необхідності додайте уточнюючі стовпці в таблицю. наприклад, "Сторінки з ___ по ___", "номери сторінок", "цінність", "Примітка" і т.д.
4
Під таблицею напишіть, скільки всього листів, документів або примірників ви включаєте в опис. Пропишіть цифрами і прописом: 3 (три), 25 (двадцять п`ять).
5
Завершіть складання опису підписами керівників організації, так або інакше відповідальних за оформлення даної опису (інспектор відділу кадрів, завідувач виробництвом і т.д.). Пропишіть повністю найменування посади керівника і розшифровку його прізвища, імені та по батькові. Якщо необхідно, включіть в документ П.І.Б. і підпис особи, яка здала і прийняв документи.
6
Вкажіть також дату складання документа. Вона може бути розташована як в кінці, так і на початку опису, як зліва, так і справа документа. Друк організації на описи не ставиться.
7
опис документів складається у двох примірниках: один залишається в організації, другий пред`являється за місцем вимоги.
Корисна порада
При необхідності ви завжди можете скористатися зразками описів, які є в інтернеті в великій кількості і різноманітності.
Статті за темою "Як оформити опис документів"
Оцініть, будь ласка статтю