Як підшивати рахунки-фактури
Відео: Оформлення рахунку фактури
Ведення бухгалтерської звітності - досить копітка заняття. папки з рахунками-фактурами за деякими видами договорів повинні зберігатися в організації до десяти років, тому підшивати їх потрібно так, щоб в будь-який момент можна було знайти потрібний документ.
1
Заведіть журнал обліку рахунків-фактур. Вносьте туди всі номери документів, які збираєтеся підшивати. Найкраще робити це в електронному вигляді, в спеціальній програмі або в звичайній таблиці Excel. Впишіть номер документа (зазвичай він змішаний - цифровий і числовий) і його дату. Час від часу переносите дані на диски, щоб в разі поломки комп`ютера архів залишився в цілості й схоронності.
2
Заведіть кілька книг обліку рахунків-фактур, якщо в компанії існують не одну юридичну особу. Складаючи документ, відразу давайте йому відповідний номер. Застосовуйте умовні позначення. наприклад, фактури, оформлені для ВАТ "Золота антилопа", Позначайте як 123-ЗА, а для ЗАТ "падишах" як 123-П. Обов`язково вказуйте номер договору або угоди, до якого був складений даний рахунок.
3
Візьміть рахунок-фактуру, яку потрібно підшити. Проробіть дироколом два отвори. Вставте документ в папку. Використовуйте швидкозшивачі з щільними обкладинками, щоб цінні папери не пом`ялися. Чи не набивайте їх занадто щільно.
4
Другий спосіб зберігання - в файлових папках. Візьміть прозору обкладинку і вставте в неї рахунок-фактуру. Файл помістіть в швидкозшивач і закріпіть спеціальними утримувачами.
5
На кожну папку нанесіть умовні позначення. Помітьте, рахункифактури -якої юридичної особи там зберігаються. Напишіть період, за який зібрані документи.
6
рахункифактури старше трьох років відправте на склад. Складіть папки в картонні коробки, які легко пропускають повітря. Вкажіть на стінках кількість швидкозшивачів всередині і до якій юридичній особі вони відносяться. У програмі, в якій ви реєструєте документи, помітьте, які з них були відправлені на склад. У разі потреби завжди можна буде підняти архів і знайти потрібні папери.
Статті за темою "Як підшивати рахунки-фактури"
Оцініть, будь ласка статтю