Виберіть спосіб оформлення заміщення. Трудовий кодекс передбачає три варіант: внутрішнє сумісництво, суміщення посад, тимчасове переведення на іншу роботу. Сумісництво передбачає, що співробітник буде виконувати обов`язки тимчасово відсутнього колеги після своєї основної роботи, але не більше 4 годин на день.

Тимчасове переведення означає переміщення громадянина з одного робочого місця на інше. При цьому можуть змінитися істотні умови праці. Наприклад, тимчасова посада може бути нижче займаної працівником на постійній основі. Термін перекладу на іншу роботу не повинен перевищувати одного року.

При суміщенні посад професійна навантаження на працівника збільшується. В рамках звичайного трудового дня відбувається розширення посадових функцій і повноважень, збільшення обсягу доручених завдань. Фактично людина трудиться за двох.

Отримайте згоду працівника на будь-який варіант заміщення. Без цієї умови можна обійтися в разі переведення працівника на інший професійний ділянку на термін до 1 місяця в зв`язку з екстреною ситуацій (катастрофа, аварія, нещасний випадок і т.д.). Згода працівника також не потрібно, якщо умови його праці не зміняться в порівнянні з вказаними в трудовому договорі.

Для оформлення внутрішнього сумісництва потрібно укласти з працівником ще один трудовий договір. У ньому потрібно визначити умови праці за сумісництвом посади, розпорядок дня, розмір заробітної плати і т.д.

Для інших варіантів заміщення складається додаткова угода до трудового договору. При суміщення посад в документі обов`язково потрібно перерахувати доручені співробітнику додаткові обов`язки, обсяг робіт, виконуваних понад основних функцій, термін заміщення відсутнього співробітника, розмір доплат. Додаткова угода про тимчасове переведення також включає інформацію про терміни переведення і виконуваних працівником нові обов`язки.

Визначте розмір оплати праці. У законі немає чіткої вказівки мінімальних і максимальних меж. Доплата за суміщення посад встановлюється за домовленістю співробітника і працедавця у фіксованій сумі за час виконання додаткових обов`язків або у відсотках від окладу (по замещаемой або основною посадою).

Для працівників, трудящих за внутрішнім сумісництвом, зарплата нараховується пропорційно відпрацьованому часу або залежно від продуктивності праці (виконання норм і т.д.). При цьому на сумісників поширюються всі грошові надбавки, встановлені на підприємстві або в регіоні, наприклад, за особливі умови праці.

При тимчасовому переведенні на іншу ділянку співробітник отримує зарплату по виконуваній роботі (займаній посаді). Однак розмір оплати праці повинен бути в цьому випадку не нижче середнього заробітку за основною посадою.

Підготуйте наказ про тимчасове покладення обов`язків відсутнього співробітника на іншого працівника. У ньому потрібно вказати причину, період, вид заміщення і розмір оплати за нього. наприклад, "У зв`язку з черговою відпусткою головного бухгалтера І. І. Іванова наказую покласти виконання її обов`язків на старшого бухгалтера П.П.Петрову без звільнення від основної роботи на період з 01.06.2012 по 01.07.2012. Призначити П.П.Петровой на вказаний період доплату в розмірі 40% від посадового окладу головного бухгалтера". Ознайомте співробітника з наказом і отримаєте його підпис на документі.

Роботодавцю необхідно написати пропозицію працівникові, який буде поєднувати посаду відсутнього співробітника. Причому від своїх обов`язків такий фахівець звільнятися не повинен. У реченні директор прописує перелік функцій, виконання яких слід покласти на іншого працівника. Документ повинен містити розмір винагороди за виконання обов`язків відсутнього співробітника. Це може бути відсоток від окладу або конкретна сума.

Свою згоду або незгоду фахівець повинен висловити в заяві, адресованій одноосібного виконавчого органу. Роботодавець не має права примусово покласти додаткові обов`язки на співробітника без отримання його позитивного рішення, що закріплено нормами законодавства про працю.

На підставі заяви працівника складіть угоду до договору з ним. У ньому пропишіть умови праці (перелік функцій, форма і розмір виплат, термін заміщення) суміщення посад. Дата початку заміщення повинна відповідати, наприклад, дату виходу у відпустку співробітника, а закінчення рекомендується не датувати, а прописати моментом виходу на роботу фахівця. Так вам не потрібно буде продовжувати суміщення в разі хвороби відсутнього працівника. Проведіть завірення угоди підписом першої особи фірми, що заміщує відсутнього фахівця співробітника.

Складіть наказ. Його можна писати в довільній формі. Шапка документа повинна містити обов`язкові реквізити: назва фірми, номер і дата документа, місто, де розташована компанія. У наказі потрібно написати тему, причину його видання. Тема в даному випадку - суміщення посад, причина - відсутність працівника через відпустку, хворобу і інших. Розпорядча частина повинна складатися з умов, які прописані в угоді про суміщення. Проведіть належну завірення наказу, ознайомте з ним працівника.